Membangun sistem ERP - tips and trik Part 2

Written by Administrator
Monday, 11 February 2008 Pada bagian pertama, penulis telah mengemukakan beberapa bagian penting yang mempengaruhi kesuksesan implementasi proyek sistem ERP pada perusahaan Anda.
Pada bagian kedua ini, Penulis kembali menjelaskan beberapa hal penting lainnya yang dapat mempengaruhi kesuksesan proyek implementasi sistem ERP.

Fokus pada migrasi data

Setelah testing sistem dilakukan dan sistem siap untuk digunakan, tahapan berikutnya yang tidak kalah penting adalah migrasi data dari sistem yang saat ini digunakan oleh perusahaan (legacy system) ke sistem ERP yang baru dibangun.

Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan:

Tentukan pihak-pihak internal yang bertanggung jawab terhadap persiapan data yang diperlukan
Dengan memutuskan seseorang sebagai penanggung jawab terhadap persiapan data, maka pengumpulan dan persiapan data untuk proses migrasi dapat dilakukan dengan lebih terencana.
Persiapkan data dengan detail dan rapih
Pihak pengembang sistem ERP akan melakukan pembuatan program khusus yang hanya digunakan untuk keperluan migrasi data. Mereka akan memberikan arahan mengenai jenis data yang dibutuhkan, format data, dan susunan data sesuai dengan program yang sebelumnya telah dibuat.
Sangat penting bagi pihak internal untuk mempersiapkan dan menyediakan data sesuai dengan format dan susunan yang telah diarahkan oleh pihak pengembang. Sehingga proses migrasi data dapat dilakukan dengan lebih lancar.
Lakukan pemeriksaan data dengan seksama untuk menghindari duplikasi data yang nantinya akan dipindahkan ke sistem ERP baru
Pada tahapan migrasi data, perlu diperhatikan bahwa hanya data yang akan digunakan pada masa mendatanglah (di sistem baru) yang akan diikutsertakan dalam proses migrasi. Untuk data yang sudah tidak digunakan, tidak perlu diikutsertakan.
Sehingga pada tahap ini perlu dilakukan pemeriksaan data yang benar-benar akan digunakan dan juga pemeriksaan data dari kesalahan input atau duplikasi. Proses ini juga disebut dengan Data Cleansing process.
Lakukan migrasi data untuk keseluruhan data yang diperlukan, bukan hanya untuk data tertentu atau data parsial
sistem ERP merupakan sistem yang memiliki integrasi antar proses transaksi yang akan dijalankan perusahaan. Hal inilah yang menyebabkan migrasi data diperlukan untuk data transaksi semua departemen dalam perusahaan yang akan menggunakan sistem baru tersebut. Jika ada data terkait yang akan digunakan dalam sistem ERP tetapi tidak diikutsertakan dalam proses migrasi, besar kemungkinan sistem tersebut tidak dapat digunakan untuk mengisi data transaksi operasi harian di masa mendatang.
Jangan mempersiapkan data migrasi yang tidak sesuai dengan arahan, format dan susunan yang sebelumnya telah diberikan oleh konsultan.
Dengan mempersiapkan dan memberikan data yang tidak sesuai dengan arahan konsultan, konsultan akan mengajukan perbaikan data kepada tim internal perusahaan. Pada saat hal ini terjadi, proses persiapan data akan memakan waktu lebih lama karena perbaikan dan perubahan data tersebut.

Komunikasi dan komitmen

Komunikasi dan komitmen merupakan hal penting lainnya yang perlu selalu dijaga pada saat perusahaan memutuskan untuk melakukan pengembangan sistem ERP.

Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan:

Komunikasi antar anggota tim proyek pengembangan
Tanpa komunikasi yang baik, maka informasi tidak akan dapat disampaikan dan disebarluaskan ke pihak lain yang berkepentingan. Komunikasi harus selalu terjaga baik di dalam internal tim konsultan, internal tim perusahaan, maupun antar tim konsultan dengan internal perusahaan.
Pada beberapa proyek pengembangan sistem ERP, salah satu kunci suksesnya adalah komunikasi dan keakraban antar anggota tim proyek baik dari pihak internal maupun dari pihak konsultan.
Dengan komunikasi yang lancar, masing-masing anggota tim akan lebih menyadari tugas dan fungsinya masing-masing, hal inilah yang pada akhirnya akan menciptakan sinergi antara anggota tim dan teamwork yang solid.
Peringati anggota tim untuk selalu dapat dihubungi
Selama masa proyek pengembangan berlangsung, akan sangat penting jika semua anggota tim dapat saling berkomunikasi, terutama pada masa-masa migrasi data. Akses komunikasi dan kemampuan untuk dapat dihubungi menjadi bagian penting dalam hal ini. Kegagalan menghubungi atau berkomunikasi dengan anggota tim lainnya dapat menghambat kerja tim dan menyebabkan proyek berjalan tidak sesuai jadwal
Komitmen terhadap batas waktu pengerjaan tugas dalam proyek
Pada awal pengembangan, pimpinan proyek (Project Manager) akan menetukan waktu pengerjaan proyek dan mensosialisasikan jadwal tersebut kepada seluruh anggota tim proyek.
Setiap anggota tim proyek wajib menyelesaikan tugasnya masing-masing sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan tersebut. Jika ada bagian tim yang tidak melaksanakan pekerjaannya sesuai dengan jadwal, maka mungkin saja proyek akan mengalami perpanjangan waktu yang dapat menyebabkan kerugian kepada kedua belah pihak (perusahaan dan konsultan).
Libatkan tenaga kerja yang kompeten pada bidangnya
Tenaga kerja yang tidak kompeten dapat mengambat laju perkembangan proyek. Untuk itu kedua belah pihak perlu memastikan bahwa tenaga yang diikutsertakan dalam proyek adalah orang-orang yang kompeten untuk melakukan tugasnya masing-masing.
Sering kali, dalam proyek pengembangan sistem diterjunkan pula tenaga kerja/karyawan baru yang mungkin belum memahami dengan jelas tugasnya. Pada kasus seperti ini, akan dibutuhkan supervisi yang lebih ketat terhadap pekerjaan yang karyawan tersebut lakukan. Cara lain yang dapat dilakukan untuk meningkatkan kemampuan tenaga baru tersebut adalah dengan mengikutsertakan karyawan yang bersangkutan dalam pelatihan-pelatihan yang lebih intensif.
Jangan melibatkan tenaga kerja kontrak atau non permanent untuk posisi kunci dalam proyek pengembangan sistem ERP.
Tenaga kerja kontrak atau non permanen mempunyai tenggang masa bekerja pada perusahaan. Dengan menempatkan mereka pada posisi kunci proyek, perusahaan memiliki resiko kegagalan proyek pengembangan jika masa kontrak karyawan yang bersangkutan telah usai pada saat proyek pengembangan masih berjalan.
Resiko lainnya yang mungkin terjadi pada kasus diatas adalah:
- Keputusan-keputusan yang telah diambil pada masa jabatan orang tersebut mungkin saja dipertanyakan kembali dimasa yang akan datang dan dianggap tidak sesuai dengan keinginan perusahaan.
- Perubahan desain sistem besar kemungkinan terjadi karena orang yang melakukan desain sudah tidak mengikuti project
- Jalannya proyek yang mungkin terhambat jika posisi kunci tersebut belum menemukan pengganti yang kompeten.
Jangan memilih Pimpinan proyek yang tidak memiliki pengaruh terhadap tim pengembangan.
Salah satu unsur penting yang dapat menyukseskan proyek pengembangan sistem ERP adalah kharisma dan dedikasi pimpinan proyek terhadap proyek tersebut.
Pimpinan proyek mempunyai peran yang penting dalam memotivasi anggota tim, membentuk tim yang solid, dan mengarahkan tim untuk selalu bekerja sesuai dengan target dan jadwal. Pada beberapa proyek pengembangan yang pernah saya ikuti, anggota tim cenderung mengabaikan perintah dan arahan pimpinan proyek jika pimpinan tidak tegas dan tidak memiliki pengaruh terhadap timnya. Untuk itulah sebaiknya proyek memiliki pimpinan yang cukup dapat mempengaruhi tim itu sendiri.

Mudah-mudah hal diatas dapat memberikan Anda gambaran mengenai beberapa hal yang perlu diperhatikan pada saat perusahaan Anda melakukan pengembangan sistem ERP